Una vegada introduïts tots els apunts de l'any a liquidar, i comprovada la conciliació bancària, s'han de fer les operacions que s'assenyalen a continuació. La següent documentació està treta de les "Instruccions sobre la gestió econòmica dels centres docents públics no universitaris" (apartats 8, 9, 4 i 15).

Documentació que s'ha de trametre a la Conselleria (en paper)

S'han de trametre a la Secretaria General (SG) de la Conselleria d'Educació i Cultura els següents documents, abans del dia 31 de gener:

• Compte de gestió de l'any a liquidar (menú Informes d'ECOIB), amb diligència de l'aprovació pel consell escolar del centre.
  
  
• Certificat bancari del saldo del compte corrent a 31 de desembre.
  
  
• Acta d'arqueig de caixa a 31 de desembre, si el centre disposa de caixa d'efectiu.
  Aquí disposau d'un enllaç a la plantilla de Word per a fer-ho.
  
  
• Conciliació de comptes. El saldo del Llibre del compte corrent (o llibre de banc) que ens genera l'aplicació ha de coincidir amb el del certificat bancari, a data de 31 de desembre (això és la 'conciliació bancària').
  
  Només en el cas que hi hagi un desquadrament o manca de conciliació bancària, s'haurà de justificar davant la Secretaria General mitjançant el model de "Conciliació de comptes". Un cas típic seria un taló emès durant l'any anterior i que no s'ha anat a cobrar fins passat el 31 de desembre.
  
  
• Pressupost de l'any que comença.
  

Justificacions internes

A més de l'anterior documentació, s'han de conservar al centre els següents llibres de registres comptables:

• Llibre diari
  
• Llibre del compte corrent operatiu
  
• Llibre de caixa en metàl·lic, si el centre en disposa
• Llibre d'inventari (No generat per ECOIB)
  

Saldos inicials per a l'any que comença

Abans de començar a ficar dades de l'any que comença, s'han de passar els saldos d'un any a l'altre "manualment" (el programa no ho fa automàticament).

Els saldos dels llibres de banc i de caixa a 31 de desembre (es poden comprovar a Consulta de saldos o a Resum de comptes) s'han d'introduir com a Ingressos a l'any que comença, a l'epígraf 1 Romanent de l'exercici anterior, en dos apunts diferents, un per al saldo de banc i un altre per al de caixa, si escau. Notau que fem referència al saldo del llibre de banc, no al saldo de l'extracte bancari. A partir d'allò, s'hi poden anar ficant apunts de l'any que comença.

A més, en el cas d'haver fet una conciliació, el romanent s'ha d'adaptar a aquella. La norma és que s'ha de traslladar el saldo del llibre del compte corrent (la comptabilitat que nosaltres duim), i no el saldo real del banc. En qualsevol cas, si teniu cap dubte, consultau amb l'Administrador de l'aplicació o amb el Servei de Gestió Econòmica de SG.

Els responsables del Departament de Gestió Econòmica de SG, amb el rol de CONSULTA, podran:

• Consultar les dades del vostre centre.
• Importar les dades del vostre centre (concretament es tracta d'un resum de l'informe del Compte de Gestió), per a elaborar el compte de gestió consolidat.
• Tancar l'any. Una vegada feta la comprovació dels comptes lliurats pel vostre centre (en suport paper) i aquests siguin conformes, l'opció de "tancar l'any" protegirà les dades i n'impedirà de fer-hi canvis. El darrer any tancat es visualitza a la pantalla de Dades del centre.
  L'Administrador de l'aplicació també podrà modificar aquesta informació, si fos necessari.